Sosiaalilautakunta, kokous 16.6.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 67 Asiakastietojärjestelmän hankkiminen (lisäpykälä)

Valmistelija

  • Henri Muotka, vs. sosiaalijohtaja, henri.muotka@muonio.fi

Perustelut

Muonion ja Enontekiön kuntien sosiaalihuollossa käytössä olevan ProConsona –ohjelman vanhustyön osion tuki päättyi joulukuun 2020 alussa. Syksyllä 2020 alettiin selvittää mahdollisuutta käyttää Mediatri –ohjelmistoa sosiaalihuollon ikäihmisten palveluissa. Tämä mahdollistaisi,​ että sosiaalihuolto ja terveydenhuolto voisivat käyttää samaa järjestelmää kirjaamiseen,​ mikä mahdollistaisi tietojen näkyvyyden ja luovuttamisen asiakkaan luvalla. Kotipalvelun ja asumispalveluiden henkilökunta näkisi asiakkaitaan koskevat terveydenhuollon kirjaukset ja hoitosuunnitelmat reaaliajassa,​ sekä mm. ajantasaisen lääkelistan ja laboratoriovastaukset. Terveydenhuollossa voidaan seurata hoidon toteutumista ja lääkäri voi ottaa kantaa asiakkaan hoitoon.

Mediatri-​ohjelmiston käyttö terveydenhuollon puolella perustuu jo marraskuussa 1999 solmittuun sopimukseen Mediconsult Oy:n ja silloisen Muonion-​Enontekiön kansanterveystyön kuntayhtymän välillä. Kuntayhtymän lakkauttamisen ja sen tehtävien siirryttyä LSHP:lle vastaavasti sopimus on siirtynyt Mediconsult Oy:n ja LSHP:n väliseksi sopimukseksi. Mutta se on siis edelleen voimassa. Kyseinen sopimus on eräänlainen puitesopimus,​ jonka nojalla on tehty hankintoja vuosien varrella.

Hankinnan kohteena ovat Mediconsult Oy:n tarjous Muonion kunnalle (tarjous 9.6.2021). Tarjoukset käsittävät Saga-​ohjelmisto-​osiot. Muonion osalta käyttöön otettavat Mediconsultin tuotteet olisivat:

  • Saga sosiaalihuolto viranomaistoiminta ikäihmisten palveluiden osalta
  • Saga Kotihoito kotipalveluun (kunnat) ja kotisairaanhoitoon (LSHP) sekä
  • Saga Hoiva ja asumispalvelut päivittäiskirjaaminen palveluasumiseen.

Optiona olisi näihin Kanta II toiminnallisuudet.

Järjestelmät kyettäisiin ottamaan käyttöön jo vuoden 2021 puolella.

Tavoitteena on parantaa asiakas-​,​ potilas-​ ja tietoturvallisuutta,​ hoivan ja hoidon laatua,​ yhteistyömahdollisuuksia sosiaali-​ ja terveydenhuollon toimijoiden välillä sekä lisätä parantaa asiakas-​,​ potilas-​ ja tietoturvallisuutta kustannustehokkuutta automatisoimalla nykyisiä manuaalisesti tehtäviä prosesseja,​ jotka liittyvät erityisesti asiakastyön organisointiin ja asiakaslaskutukseen.

Hankinnan arvo

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on Muonion kunnan osalta 31.620,​00 euroa ensimmäisen vuoden osalta ja 22.920,​00 euroa seuraavien vuosien osalta eli 48 kk:n aikana 100.380 euroa. Lisäksi Saga Kotipalvelun 16.890,​00 euroa ensimmäisen vuoden osalta ja 9.240,​00 euroa seuraavien vuosien osalta eli 48 kk:n aikana noin 44.610,​00 euroa. Eli yhteensä 144.970,​00 euroa (ALV 0). Sopimus tehdään 1 vuoden määräajaksi,​ jonka jälkeen sopimus jatkuu erillisen tilausvahvistuksen kautta toistaiseksi voimassa olevana ja siihen liittyy irtisanomismahdollisuus (6 kk:n irtisanomisaika).Kyseessä on nk. kansallinen hankinta.

Toiminnalliset perustelut

Käytännössä ainoa vaihtoehto tietojärjestelmäratkaisuksi on,​ että ikäihmisten palveluissa ja terveydenhuollon palveluissa on käytössä sama järjestelmä,​ minkä vuoksi useamman järjestelmän malli ei ole käytännössä mitenkään taloudellisista tai tarkoituksenmukaisuussyistä perusteltavissa. Näin ollen lisätoimintojen hankkiminen täydentämään olemassa olevia järjestelmiä kilpailuttamalla ne erikseen ei ole perusteltavissa. Pidemmällä aikavälillä sosiaali-​ ja terveydenhuollon tietojärjestelmien uudistaminen tehdään alueellisesti. Nyt tehtävä hankinta on siirtymäkauden järjestely. Lapin alueen rakenneuudistushankkeen tuella on meneillään sosiaalihuollon tietojärjestelmän määrittely työ yhteistä hankintaa varten. Muonio,​ Enontekiö ja Lapin sairaanhoitopiiri ovat mukana hankkeessa,​ mutta sen kautta saatava järjestelmä tulee käyttöön vasta useiden vuosien kuluttua,​ ja hankinnan tarkempi aikataulu on vielä auki. Samalta palveluntuottajalta määräajaksi hankittava lisäpalvelu merkitsee pienempiä riskejä käytännön toiminnassa. Tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteihin liittyy aina ulkoisia riskejä,​ kustannusriskejä,​ aikatauluriskejä,​ teknisiä riskejä ja toiminallisia riskejä. Kokonaan uudenlaisen tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyy teknisiä riskejä,​ joiden vaikutukset näkyvät yleensä aikataulujen venymisenä ja/tai siinä,​ että asetettuja tavoitteita ei saavuteta. Lisäksi tietojärjestelmien käyttöönotoissa törmätään usein toimintamallien muutoksista johtuviin riskeihin,​ mitkä johtavat usein käyttöönoton viivästymiseen,​ tietojärjestelmän vajaakäyttöön tai pahimmillaan järjestelmän käyttämättömyyteen. Voidaan arvioida,​ että tämänkaltaisia riskejä saadaan olennaisesti pienennettyä käyttämällä tässä yhteydessä samaa palveluntuottajaa.

Hankinnan tyyppi ja ennakoitu kokonaisarvo

Kyseessä on tavanomaisesta palvelu-​ /lisenssin hankinnasta,​ jossa kansallisen hankinnan kynnysarvo 60.000 ja EU-​kynnysarvo n. 207.000 euroa. Kansallisia hankintoja koskee hankintalain 100 §,​ jonka mukaan:

Hankintayksikön on noudatettava hankinnan kilpailuttamisessa sellaista menettelyä,​ joka on 3 §:n 1 momentissa tarkoitettujen periaatteiden mukainen. Hankintayksikön on kuvattava käyttämänsä hankintamenettely hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Suorahankintoihin sovelletaan,​ mitä 40 ja 41 §:ssä säädetään.” Lain 40 §:n mukaan (koskee siis sekä kansallisia että EU-​hankintoja): ”Hankintayksikkö voi valita suorahankinnan,​ jos: 2) teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan;​ lisäedellytyksenä on,​ että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.”

ICT-​hankintoja hankittaessa lisäosia tai uusia järjestelmään kytkeytyviä sovelluksia voidaan tukeutua em. 2) kohtaan. Kyse on tässä tapauksessa siitä,​ että hankinnan vähäinen arvo ja mahdollisten vaihtoehtoisten järjestelmien edellyttämän integraation tarve huomioon ottaen järkeviä vaihtoehtoisia ratkaisuja ei ole. Tarkoitus ei ole kaventaa keinotekoisesti kilpailua. Saga Sosiaalihuollon hankinta katsotaan hankintalain 41 §:n mukaiseksi lisätilaukseksi,​ koska Saga Sosiaalihuolto -​ohjelmisto rakentuu nykyisen Mediatri-​ohjelmiston rinnalle. Hankinta tehdään hankintalain 41 §:n tarkoittamana suorahankintana,​ kunta tekee vapaaehtoisen suorahankintailmoituksen ennen hankintasopimuksen voimaantuloa.

Lisäksi on otettava huomioon,​ että tosiasiassa kyse on hankintalain 136 §:n kaltaisesta lisähankinnasta. Tällä viitataan siihen,​ että LSHP:n Muonio-​Enontekiön perusterveydenhuollon kuntayhtymässä käytetään Mediconsult Oy:n Mediatri –tietojärjestelmää perustuen aiemmin voimassa olleen Muonion-​Enontekiön kansanterveystyön kuntayhtymän aikaiseen hankintaan ja edelleen voimassa olevaan sopimukseen,​ joka on tällä hetkellä LSHP:n vastuulla. Kuntien sijasta LSHP on muodollisesti siinä sopijaosapuolena,​ mutta sopimuksen tosiasialliset sopijaosapuolet ovat Muonion ja Enontekiön kunnat kuntayhtymän kautta. Lisähankinnalle hyväksyttävät perustelut ovat hankintalain mukaan:

  • alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai palveluja,​ jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen,​
  • sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle;​
  • muutoksen tarve johtuu olosuhteista,​ joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida 
  • eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen.

Lisähankinnan arvo ei ylitä 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Ehdotus

Esittelijä

  • Henri Muotka, vs. sosiaalijohtaja, henri.muotka@muonio.fi

Muonion sosiaalilautakunta päättä hankkia Mediconsultin Mediatri-​asiakastietojärjestelmän ja valtuuttaa vs. sosiaalijohtajan tekemään Muonion kunnan puolesta Mediconsult Oy:n kanssa hankintasopimuksen sosiaalihuollon ikäihmisten palveluihin sopivasta Saga-​ohjelmistosta,​ joka on ominaisuuksiltaan yhteensopiva sekä terveydenhuollon potilastietojärjestelmän,​ että kunnassa käytössä olevan laskutusohjelmiston kanssa. Hankintasopimus tehdään sitä erikseen kilpailuttamatta mutta hankinnasta tehdään suorahankintailmoitus ennen sopimuksen allekirjoitusta. Hankinta tehdään,​ mikäli kunnanhallitus myöntää sille lisämäärärahan.

Lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle lisämäärärahan myöntämistä Mediatri –asiakastietojärjestelmän hankkimista varten. Lisämäärärahan tarve on investoinnin osalta (13 200,​00 € + 3 150,​00 € ) = 16 350,​00 euroa (sis.koulutus+käyttöönotto,​ myös Kanta-​vaiheen osalta) sekä käyttötalouden osalta (2 730,​00 €/kk sisältää Kanta-​vaiheen kuukausimaksun 300,​00 €/kk x 4 kk) = 10 920,​00 euroa. Lisämäärärahan tarve on yhteensä 27 270,00 euroa vuodelle 2021.

Päätös

Lautakunta hyväksyi ehdotuksen.

Tiedoksi

kunnanhallitus

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

 

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
  • kunnan jäsen.

 

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Muonion kunnan sosiaalitoimistoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

 

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Muonion sosiaalilautakunta

Sosiaalitoimiston yhteystiedot

Postiosoite: Muonion kunta, Puthaanrannantie 15, 99300 Muonio
Käyntiosoite: Pirkantie 11
Sähköpostiosoite: sosiaali.tsto@muonio.fi
Puhelinnumero: 0400 686 211

Kunnanviraston aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 8.30–15.30.

 

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

 

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Muonion kunnan sosiaalitoimistosta.