Kuvaus
Tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaimen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, 2 §linkki toiseen palveluun).
Tiedonhallinnalla varmistetaan viranomaisen tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely. Tärkeää on julkisuusperiaatteen toteuttaminen.
Tiedonhallintalaki on laaja laki, joka koskettaa monia ammattiryhmiä, kuten asianhallintaa, asiakirjahallintoa, arkistointia, kehittämistä, kokonaisarkkitehtuuria, sisäistä tarkastusta, tietohallintoa, tietosuojaa, tietoturvaa, yleishallintoa ja henkilöstöhallintoa. Yhteistyö näiden eri ammattiryhmien välillä kantaakin parhaimman tuloksen kehitettäessä tiedonhallintaa, esim. tiedonhallintamalli sisältää sellaisia osia, joita yksi taho ei pysty kuvaamaan.
Arkkitehtuurilla tarkoitetaan kokonaisuuden ja sen osien rakennetta ja osien välisiä suhteita, sekä periaatteita ja suuntaviivoja niiden suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Kokonaisarkkitehtuuri -termistä on luovuttu tiedonhallintalaissa, mutta se kuvaa kokonaisuutta.
Arkkitehtuurin kehittämisen tulee olla toimintalähtöistä ja lähteä liikkeelle organisaation strategisista tavoitteista ja kansalaisille tarjottavien palveluiden parantamisesta. Näin saadaan parempia tuloksia kuin lähtemällä liikkeelle teknologian näkökulmasta.
Kokonaisarkkitehtuuri on:
- suunnittelumenetelmä, jolla tuotetaan toiminnan ja IT‐ratkaisujen tavoitetilan kuvaukset,
- kuvauksia eri arkkitehtuurin näkökulmista nykytilasta, tavoitetilasta sekä siirtymäpolusta tavoitetilaan ja
- toiminta‐ ja hallintamalli, jonka avulla ohjataan suunnittelua, tunnistetaan ja poistetaan päällekkäinen kehittämistyö, varmistetaan laatu ja saadaan tehdyt suunnitelmat laajasti uudelleen käytettäviksi.
Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat ovat:
- Toiminta‐arkkitehtuuri, jossa kuvataan toiminnan ja asiakkuuksien näkökulmaa.
- Tietoarkkitehtuuri, jossa kuvataan tietoa, käsitteitä ja tietovarantoja.
- Järjestelmäarkkitehtuuri, jossa kuvataan tietojärjestelmien, tietojärjestelmäpalveluiden ja sovellusten näkökulmaa.
- Teknologia‐arkkitehtuuri, jossa kuvataan tekniikan, laitteiden ja teknisten ratkaisujen sekä ylläpidon näkökulma.
Mahdollisimman pitkälle viety automatisaatio kohtuullisella panostuksella on kustannustehokkainta kunnan kannalta. Hankinta ei ylitä kansallista kynnysarvoa ja palvelun kilpailuttaminen edellyttäisi erityisosaamista, jota kunnassa ei ole. Erityisosaamisella tarkoitetaan perehtymistä mm. erilaisiin laatustandardehin ja tiedonhallintalain edellyttämiin teknisiin vaatimuksiin. Asiantuntija-avun hankkiminen kilpailuttamiseen nostaa hankinnan arvoa suhteessa hankittavaan palveluun kohtuuttomasti.
Kuntien kokonaisarkkitehtuurin hallintaan on olemassa erilaisia työkaluja, esim. ARC-pilvipalvelu, avoimen datan sovellus Archi, M-Files ja QPR. Tiedonhallintamallin laatimiseen voi käyttää esim. Digiturvamallia. Kunnan resurssit perehtyä, ottaa käyttöön ja ylläpitää avoimen datan tarjoamia arkkitehtuuripalvelua on rajallinen (Archi). QPR on suuryritysten käyttöön tarkoitettu sovellus. M-Files on käytössä myös suuremmissa yrityksissä.
Hallintojohtaja on tehnyt nettivertailua ja haastatellut useamman kunnan toteutusta asian osalta (muistio).
Arter Oy on tehnyt tarjouksen ARC-pilvipalvelusta jo vuonna 2020 ja on päivittänyt tarjouksen samalla hinnalla 8.9.2023. Ohjelmiston vahvuus on organisaation rakenteiden ja niiden välisten yhteyksien kuvaaminen visuallisesti, eli mm. organisaatiossa tapahtuvan yksittäisen muutoksen vaikutus koko organisaation kannalta. Ohjelmisto soveltuu myös tiedonhallintamallin laatimiseen. Ohjelmisto on käytössä n. 250 organisaatiossa, joista osa on kuntia, hyvinvointialueita ja yrityksiä.
Talousarvion 2023 investoinneissa on määräraha hankintaan ja tiedonhallintasuunnitelman laatiminen on talousarviovuoden 2024 toiminnallisissa tavoitteissa.