MUODno-2024-38
Hallintosääntö 37 §
Kunnan pienhankintaohje kohta 2.2
Kunnan ja kiinteistöyhtiöiden vuokrauksen ja laskutuksen hoitaminen on nykyisellä järjestelmällä erittäin paljon manuaalista työtä vaativa ja kankeaa. Lisäksi asiakkaiden verkkoasioinnin mahdollisuudet eivät ole asianmukaisella tasolla. Kodia Oy on tarjonnut uutta asuntojen vuokrauksen hallintaan erikoistunutta ohjelmaa. Tarjous sisältää asuntojen markkinoinnin, asuntojen hakemisen, sopimuksien teon ja irtisanomisen, sähköiset palvelut asukkaille ja omistajille, reskontran hallinnan sekä kirjanpitointegraatiot. Käyttöönoton hinta on 4.836 euroa (kunnan ja kiinteistöyhtiöiden huoneistot). Huoneistokohtainen jatkuva laskutushinta on 3,97 €/huoneisto/kk (määräaikainen 60 kk:n sopimus). Kuntakonsernin tytäryhtiöt ovat jo päättäneet hankkia Kodia Oy:n tarjoaman ohjelman. Kunta omistaa 49 asuntoa, jolloin kunnan osuus ohjelmistohankinnasta käyttöönottomaksun kanssa on 48 kuukauden aikana on 11.568,7 euroa sis. alv. 24 %.
Merkittävimpinä etuina uudella palvelujärjestelmällä manuaalisen työn merkittävä väheneminen ja kokonaisuuksien hallinta sekä visuaalisen kuntamielikuvan parantaminen. Palvelu pienentää huomattavasti asuttamisen prosessin henkilöriskiä tietojen keskitetyn sijainnin johdosta ja helpottaa poissaolojen tuurauksen järjestämistä. Etuna myös lain vaatiman tietoturva- ja henkilötietokäsittelyn helpottuminen.
Suorahankinnan erityisenä perusteena on, että kunnan tytäryhtiöt ovat jo päättäneet hankkia ohjelmiston, joten on kokonaistaloudellisesti edullisin hankkia kunnalle sama ohjelmisto.
Päätän hankkia Kodia Oy:ltä vuokra-asuntojen hallintaan ja vuokrauksen prosesseihin soveltuvan ohjelman saadun tarjouksen mukaisin ehdoin määräaikaisena 60kk.