MUODno-2024-486
Hankintaohje, 2. Pienhankinnat 2.2 Tavara- ja palveluhankinnat Hallintosääntö § 34 ja 37 §
Kunnan palkkapalvelut siirtyvät Monetra Oy:lle 1.1.2025 alkaen. Samassa yhteydessä uudistetaan työajanseurantajärjestelmä vastaamaan palkanlaskennan vaatimuksia. Tämä tarkoittaa, että järjestelmän ja palkkaohjelman tulee olla integroituna toisiinsa, jolloin työajanseurantaan merkityt tunnit siirtyvät automaattisesti palkkaohjelmaan ja muodostuvat sieltä palkaksi. Tällä hetkellä käytössä oleva Kellokortti.fi -työajanseurantajärjestelmä ei vastaa näitä tarpeita.
Työajanseurantajärjestelmää valitessa hallinto- ja henkilöstösuunnittelija on pyytänyt tarjouksia seuraavilta palveluntarjoajilta:
Kaikilta em. palveluntarjoajilta saatiin tarjoukset sekä pidettiin esittely palvelusta etäyhteydellä.
Neljästä vertaillusta palveluntarjoajasta tämänhetkisiin tarpeisiin ja tilanteeseen soveltuvimmaksi vaihtoehdoksi valikoitui Maxtech. Se on köyttövalmis kokonaisuus, sillä integraatio kunnalla käytössä olevaan Personec -palkkaohjelmaan on jo olemassa. Myös TES-tulkinnat kunta-alan yleiseen ja tekniseen virka- ja työehtosopimukseen on valmiina (KVTES ja TS). Valinta on kokonaistaloudellisesti edullisin, sillä ko. ohjalmisolla on valmiita toimintamalleja monialaisen organisaation työajanseurantapalvelun kattavaan ja monipuoliseen tuottamiseen. Se oli käyttöominaisuuksiltaan selkein ja referenssien perusteella Maxtechilla on eniten julkisen alan asiakkuuksia. Ranuan kunta on yksi Maxtechin asiakkaista ja hallinto- ja henkilöstösuunnittelija tiedusteli Ranuan käyttökokemuksia. Niiden perusteella Maxtech vastaa sitä tarvetta, joita kunnalla on työajaseurannan suhteen. Yhteistyö palveluntarjoajan kanssa on sujuvaa ja asiakkaan toiveita ja erityistarpeita otetaan huomioon. Asiakastuki on koettu hyväksi ja toimivaksi. Järjestelmän käyttö on helppoa niin pääkäyttäjille, hyväksyjille kuin työntekijöillekin. Lisäksi Maxtech on tunnettu järjestelmä myös Monetralla.
Järjestelmä mahdollistaa tietojen integroinnin tehokkaasti Maxtechin ja Personec -palkkaohjelman välillä. Optiona voidaan hankkia liittymä ESSiin ja tällöin ESSin kautta tehdyt ja hyväksytyt poissaoloilmoitukset (vuosilomat, sairauspoissaolot yms.) siirtyvät automaattisest Maxtechiin. Työajanseurantajärjestelmää siirtyy käyttämään n. 40 henkilöä. Työajanseurannan lisäksi suunnitelmissa on ottaa käyttöön ajoneuvoseuranta kunnan autoille. Tämän myötä ajokilometrit kirjautuvat automaattisesti ja ajopäiväkirjaa ei tarvitse täyttää.
Maxtech käyttötavat ovat web-käyttöliittymä tai Maxtech -mobiilisovellus.
Tarjous on saatu 14.11.2024 ja se on luottamuksellinen. Hankinta sisältää:
Uuden työajanseurantajärjestelmän käyttöönoton tavoitteena on työajanseurannan helpottaminen, automatisoiminen ja digitalisoiminen.
Hankitaan Maxtech Oy:n 14.11.2024 tarjouksen mukainen työajaseurantajärjestelmä.