Kunnanhallitus, kokous 22.3.2021

Perustelut

Tausta organisaatiouudistukselle: kuntastrategian tavoitteet

Kuntastrategiassa on tavoitteet kunnan elinvoiman ja hyvinvoinnin edistämiseksi. Tavoitteena on myös, että kuntatyö siirtyy uuteen aikaan: On päätetty, että vuonna 2025 kuntaorganisaatio on virkistynyt, oppinut uutta ja rakentaa tulevaisuuden kuntaa avoimessa yhteistyössä. Uusiin mahdollisuuksiin suhtaudutaan ennakkoluulottomasti, kerrotaan itsestämme maailmalla ja tartutaan edelläkävijöinä teknologian uusiin ihmeisiin. Henkilöstöstä pidetään huolta ja työntekijöitä kannustetaan kehittämään osaamistaan.  Valtuustokaudella 2017–2021 visio tarkoittaa sitä, että käynnistetään mm. organisaatiouudistus, jonka tavoitteena on vahvistaa kuntalaislähtöistä toimintatapaa ja yhden luukun periaatetta. Uudistukseen sisältyy myös uusi osallisuusmalli.  

Kunta on ollut taloudellisissa haasteissa ja vuoden 2015 talousarvion yhteydessä valtuusto hyväksyi talouden tasapainottamisohjelman vuosille 2015–2018. Ohjelmaa on päivitetty vuoden 2016 talousarvion hyväksymisen yhteydessä ja taloutta on pystytty tasapainottamaan niin, että vuoden 2017 lopussa kattamatonta alijäämää oli 35 659 euroa. Vuoden 2018 jälkeen taseen alijäämä kasvoi 157 000 euroon ja vuoden 2019 tilinpäätös oli 765 533 euroa alijäämäinen.

Kunnan taloudelliset haasteet näkyvät vuoden 2021 talousarvion ja vuosien 2021-2023 taloussuunnitelman laadinnassa. Tulevaisuuden ennusteet eivät valitettavasti näytä tuovan tilanteeseen helpotusta, vaan pikemminkin uudet lakisääteiset lisätehtävät, sotemaakunta- valmistelu sekä mm. koronaepidemia aiheuttavat kerrannais- ja sivuvaikutuksia ja vaikeuttavat suunnittelua. Kunnan taloudellisiksi riskeiksi on vuoden 2017 tilinpäätöksen yhteydessä arvioitu heikko omavaraisuus ja kassan riittävyys on heikko, lainakanta on Lapin ja valtakunnallisen tarkistelun yhteyteen verrattuna korkea, lainanhoitokate on heikko (alle 1). Kunnan tuloveroprosentti on korkea, 21,5%.

Taloudellisista haasteista huolimatta kunnan on onnistuttava kuntastrategiassa asetetuissa elinvoiman ja hyvinvoinnin edistämisen tehtävissään. 

Organisaatiouudistuksen tavoitteet (valtuusto 16.12.2019 § 6)

Kunnassa on valmisteltu organisaatiouudistusta loppusyksystä 2019 alkaen ja siinä on sovellettu osallistavaa mallia; on järjestetty luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden valmistelevia työpajoja ja hyödynnetty keväällä 2019 toteutetun kuntalaiskyselyn tuloksia. Valmistelun pohjalta esitetään, että kunnassa toteutetaan 1.1.2020 alkaen organisaatiouudistus, joka saatetaan valmiiksi kevääseen 2021 mennessä.  Valtuuston tahtotilan mukaisesti organisaatiouudistuksen keskiössä ovat

1. ”Palveluiden yhden luukun periaate” ja kuntakonsernin asiakaslähtöiset, prosessimaiset toimintatavat – resurssitehokkaat ja toimivat palvelut
2. Yhteistyön, osallistumisen ja osallistamisen lisääminen kuntakonsernissa sekä palveluiden tuottamisessa
3. Hyvinvoiva ja oppiva työyhteisö – ennakoiva ja oppiva organisaatio, johtamis- ja alaistaidot muutoksessa
4. Viestinnän terävöittäminen – avoimuus ja läpinäkyvyys, vaikuttaminen ja osallistuminen.

Organisaatiouudistuksen alustavaksi aikatauluksi on päätetty:

1. Esitys uudesta organisaatiorakenteesta keväällä 2021 (05/2021)

• Keskeiset toimenpiteet ja työvälineet:
  • kuntalaiskysely,
  • taustakartoitus henkilöstölle ja henkilöstökysely,
  • työpajat: laajennetulle johtoryhmälle ja luottamusmiesmiehille,
  • avoin valmisteleminen ja tiedottaminen, viestintä ja
  • aktiivinen yhteistoimintatyöryhmän toiminta.

2. Kuntakonsernirakenteen tarkastaminen 2020-2021 (1,5 vuotta), esitys kuntakonsernirakenteesta keväällä 2021 (05/2021)

• Keskeiset toimenpiteet ja työvälineet:
  • työryhmän nimeäminen valmisteluun,
  • aktiivinen valmistelu työryhmässä,
  • aktiivinen viestintä lautakunnille ja hallitukselle.

3. Henkilöstöhallinnon kehittäminen ja TYHY-toiminnan kehittäminen (1,5 vuotta), projekti saatettu loppuun keväällä 2021 (05/2021)

• Keskeiset toimenpiteet ja työvälineet:
  • kunnan/kuntakonsernin palkkarakenteen tarkastaminen,
  • ajankohtaiset tehtäväkuvat ja TVA, 
  • työhyvinvointia edistävän toiminnan käynnistäminen ja
  • henkilöstön työhyvinvointihanke.

Organisaatiouudistuksen ajankohtainen tilanne 18.3.2021

Vuoden 2020 alussa aloitettiin prosessien muokkaus ”palvelulaareista palvelukartoiksi”. Tämä valmistelu ehdittiin aloittaa teknisen toimen osalta, kunnes koronapandemia iski ja julistettiin poikkeustila. Samalla aikataululla eteni uuden konserniohjeen valmistelu, mutta pandemian vuoksi myös tämän jatkovalmistelu viivästyi ja lopulta konserniohje hyväksyttiin valtuustossa 8.3.2021. Pandemiasta huolimatta työhyvinvoinnin kokonaisuutta saatiin valmisteltua eteenpäin ja kunnassa aloitettiin elokuussa Työsuojelurahaston osarahoittamana työhyvinvointihanke (HYPPY – kohti oppivampaa ja hyvinvoivempaa organisaatiota) yhteistyössä Valmennustalo Virran kanssa.  Tähän yhteyteen tilattiin erillinen 360 palautekysely. Työhyvinvointihanketta on viety suunnitellussa aikataulussa eteenpäin ja se päättyy huhtikuussa 2021. 

Kesän 2020 aikana lautakunnilta pyydettiin näkemykset uuden lautakuntarakenteen erilaisista vaihtoehtomalleista. Hallintosääntöuudistusta on niin ikään valmisteltu eteenpäin mm. viranhaltijoiden sekä luottamismiesten yhteisissä teams- kokouksissa.

Kunnan kokonaistilanteeseen (taloudellinen, toiminnallinen ja rakenteellinen) peilattuna on ajankohtaista, että kunta tarvitsee edelleen kuntastrategian suuntaisen, koko henkilöstöä koskevan organisaatiouudistuksen. Koko henkilöstöä koskevan uudistuksen lähtökohdat ja tavoitteet ovat samat kuin valtuusto on 16.12.2019 § 6 linjannut. Mahdollinen vuonna 2023 tuleva sotemaakunta ei tätä organisaatiouudistustarvetta poista vaan päinvastoin; tiiviimpää, hallintokuntarajat ylittävää yhteistyötä sekä yhteistä, entistä asiakaslähtöisempää palveluiden tuottamisen kulttuuria sekä toimintamallia on alettava rakentaa.

Organisaatiouudistukseen liittyen aikataulullisesti kriittisimpänä osa-alueena oli saada ratkaistua sosiaalihallinnon alaisten hoivapalveluiden sekä ikäihmisten palveluiden prosessit ja henkilöstöratkaisut. Uusi palveluasumisyksikkö valmistuu huhtikuussa 2021 ja tavoitteena on laajemmin peilata kunnan ikäihmisten palveluprosesseja sekä muotoilla hoivayksiköiden henkilöstörakenne vastaamaan entistä paremmin tulevaisuuden palveluita yksiköissä ja kotipalvelussa. Uusien lähihoitajien rekrytointi tuli ajankohtaiseksi alkuvuonna 2021.

Organisaatiouudistuksen suunnitelmia ja aikataulua tarkistettiin joulukuussa 2020, ja uudistusprosessi jaettiin seuraaviin vaiheisiin:

1. YT-neuvotteluvaihe (marraskuu 2020-tammikuu 2021): Ikäihmisten palvelutuotanto ja henkilöstöratkaisut (yt-toimielin), sosiaalihallinnon vanhustyö ja kotipalvelu
2. Valmisteluvaihe (helmi 2021-maaliskuu 2021): Palvelulaareista palvelukarttoihin (ohjausryhmä)
3. YT-neuvotteluvaihe (maaliskuu 2021-huhtikuu 2021): Kohti uutta Muonion kunnan organisaatiota (yt-toimielin), laajuus koko henkilöstö. Toukokuun 2021 aikana hallituksen ja valtuuston päätökset uudesta organisaatiorakenteesta

Ikäihmisten palveluiden yhteistoimintamenettely päätettiin kunnanhallituksessa 25.1.2021. Tämän jälkeen eteni koko kunnan organisaatiouudistuksen valmistelu. Valmisteluvaiheessa on rakennettu hallintokunnittain palvelulaarit, muodostettu näistä palvelukarttoja ja ohjausryhmä on kokoontunut kaksi kertaa ohjeistamaan muutoksessa. Valmisteluvaiheen työskentelyyn on osallistunut johtoryhmä ja vastuualueiden esimiehet sekä vastaavat; em. kokoonpanolla on myös keskusteltu erilaisista organisaatiomalleista ja tehty näihin alustavaa vaikutusten arviointia. Ohjausryhmä on koostunut puheenjohtajistosta sekä pääluottamusmiehistä.

Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa

Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa edellyttää, että työnantajan ja henkilöstön välisessä yhteistoiminnassa käsitellään ainakin sellaiset asiat, jotka koskevat:

1. henkilöstön asemaan merkittävästi vaikuttavia muutoksia työn organisoinnissa, kunnan palvelurakenteessa, kuntajaossa tai kuntien välisessä yhteistyössä;
2. palvelujen uudelleen järjestämisen periaatteita, jos asialla voi olla olennaisia henkilöstövaikutuksia, kuten ulkopuolisen työvoiman käyttöä tai liikkeen luovutusta;
3. henkilöstöön, henkilöstön kehittämiseen ja tasa-arvoiseen kohteluun sekä työyhteisön sisäiseen tietojenvaihtoon liittyviä periaatteita ja suunnitelmia; sekä
4. taloudellisista tai tuotannollisista syistä toimeenpantavaa osa-aikaistamista, lomauttamista tai irtisanomista.

Ennen kuin työnantaja ratkaisee yhteistoimintaelimessä käsiteltävät asiat tai henkilöstö- ja koulutussuunnitelman, on neuvoteltava yhteistoiminnan hengessä yksimielisyyden saavuttamiseksi valmisteilla olevan toimenpiteen perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista ainakin niiden työntekijöiden kanssa, joita asia koskee. Neuvottelut on aloitettava niin ajoissa kuin mahdollista. Yksittäistä työntekijää koskeva asia käsitellään ensisijaisesti tämän ja työnantajan välillä.

Lisäksi mikäli kunnan talousarvioehdotuksessa edellytetään sellaisia toimenpiteitä, joiden toteuttaminen todennäköisesti aiheuttaisi useita irtisanomisia, osa-aikaistamisia, lomautuksia taikka merkittäviä heikennyksiä palvelussuhteiden ehdoissa, toimenpiteitä on käsiteltävä yhteistoimintamenettelyssä ennen kuin kunnanhallitus tekee valtuustolle lopullisen talousarvioehdotuksen.

Yhteistoimintamenettely 23.3.2021-10.5.2021 koko kunnan henkilöstöä koskevana; organisaatiouudistus ja sen tavoitteet

Kunnan organisaatiouudistuksessa kunnan henkilöstön asemaan kohdistuu merkittäviä vaikuttavia muutoksia työn organisoinnissa ja palvelurakennemuutoksien vuoksi. Nämä muutokset vaativat koko henkilöstöä koskevan yhteistoimintamenettelyn käynnistämisen. Organisaatiouudistuksen tarkoituksena on luoda Muonion kunnan uusi organisaatiomalli. Tässä yhteydessä tarkistetaan palvelu- ja lautakuntarakenne ja viranhaltijaorganisaatio.

Kunnan yhteistoimintamenettelyä ei käynnistetä taloudellisista tai tuotannollisista syistä eikä neuvottelujen tavoitteena ole irtisanoa, osa-aikaistaa tai lomauttaa työntekijöitä.

Yhteistoimintamenettelyn alustava aikataulu:

• 22.3. yt- menettelyn aloittaminen – kunnanhallituksen päätös
• 29.3. klo 9.00-11.00 yhteistoimintatyöryhmä- aloitus ja aikataulu
• 30.3. klo 14.00-16.00 yhteistoimintatyöryhmä – valittujen organisaatiomallien EVAus: palvelut fokuksessa
• 15.4. klo 9.00-11.00 yhteistoimintatyöryhmä – valittujen organisaatiomallien EVAus: viranomaisorganisaatio fokuksessa
• 22.4. yhteistoimintatyöryhmä klo 9.00-11.00 – johtopäätökset ja päättäminen
• 26.4. yhteistoimintatyöryhmä klo 9.00-11.00 – johtopäätökset ja päättäminen
• 10.5. yt- menettelyn päättäminen – kunnanhallituksen päätös.

Ehdotus

Esittelijä

Kunnanhallitus päättää:

• Aloittaa koko kunnan henkilöstöä koskevan yhteistoimintamenettelyn 23.3.2021, koska kunnan organisaatiouudistuksessa kunnan henkilöstön asemaan kohdistuu merkittäviä vaikuttavia muutoksia työn organisoinnissa ja palvelurakennemuutoksien vuoksi. Organisaatiouudistuksen tarkoituksena on rakentaa kunnan uusi organisaatiomalli. Tässä yhteydessä tarkistetaan palvelu- ja lautakuntarakenne sekä viranhaltijaorganisaatio. Kunnan yhteistoimintamenettelyä ei käynnistetä taloudellisista tai tuotannollisista syistä eikä neuvottelujen tavoitteena ole irtisanoa, osa-aikaistaa tai lomauttaa työntekijöitä. Neuvottelut päättyvät 10.5.2021.
• Nimetä kunnanhallituksen jäsenet yhteistoimintamenettelyyn.
• Käynnistää kunnan koko henkilöstön palkkarakenteen ja TVA:n tarkastamisen sekä tehtäväkuvien päivittämisen 1.6.2021 alkaen. Em. tarkistukset tehdään viimeistään 30.11.2021 mennessä ja tuodaan kunnanhallituksen päätettäväksi.

Päätös

Hallitus hyväksyi esittelijän ehdotuksen ja nimesi yhteistoimintamenettelyyn edustajikseen puheenjohtajan ja 1. varapuheenjohtajan sekä molempien varahenkilöksi 2. varapuheenjohtajan.