Kunnanhallitus, kokous 30.8.2021

Perustelut

Hallintosäännön 124 §:n mukaan kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

Valtuuston päätöksen ja hallintosäännön mukaan kokouskutsut ja aineisto lähetetään sähköisesti. Sähköinen kokous ja sähköinen päätöksentekomenettely ovat enenevässä määrin arkea ja kaikki tämä edellyttää esim. tietokonetta tai muuta laitetta ja internet-yhteyttä luottamushenkilöiden käyttöön.

Kunnan kokoushallintajärjestelmä toimii sähköisenä CaseM-sovelluksen kautta. Luottamushenkilöt kirjautuvat järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanalla. Järjestelmä tulee olemaan pääasiallinen työtapa luottamuselimissä loppuvuodesta 2021 alkaen. 

Päättyneellä valtuustokaudella 2017–2021 valtuutetuille hankittiin kannettavat tietokoneet luottamustoimen hoitamiseksi. Koronapandemian myötä etäyhteyksien käyttö kokouksiin osallistumiseksi tuli mahdolliseksi keväästä 2020 alkaen ja muutamalle luottamushenkilölle on annettu mobiilidatayhteyttä varten laite. Korvausta omien laitteiden tai tietoliikenneyhteyksien käyttämisestä ei ole maksettu.

Alkaneella valtuustokaudella valtuutetuilta on alustavasti tiedusteltu, onko kaikilla tarvetta kunnan hankkimalle tietokoneelle ja osa uusista valtuutetuista on jo ilmoittanut, ettei tarvitse sellaista. Suunnitelmana on hankkia päätelaite (esim. Chromebook), johon ei asenneta ohjelmistoja eikä itse laitteeseen voi tallentaa, vaan sitä käytetään internetin kautta. Tämä laite on kustannuksiltaan edullisempi ja kevyempi ylläpidettävä, kun taas kannettava tietokone voi edellyttää esim. erikseen asennettavia päivityksiä käyttöjärjestelmään. Saatavuushaasteiden vuoksi koneet tultaneen hankkimaan kunnan omiksi ja siirrettäneen LapIT:n ylläpitoon, kun LapIt:n palvelutarjonta ja hinnoittelu selviävät. Hankittavien laitteiden määrä selvinnee syyskuun alussa.

Muualla kunnissa on käytäntöjä korvauksista omien laitteiden ja tietoliikenneyhteyksien käyttämisestä esim.:

• Sastamala: luottamushenkilöt käyttävät pääsääntöisesti omia laitteitaan ja tietoliikenneyhteyksiään, kulukorvausta maksetaan 30 euroa/kk. Mikäli luottamushenkilöllä ei ole käytössä omia laitteita eikä sellaista ole mahdollista hankkia, kaupunki hankkii tabletlaitteen ja järjestää tietoliikenneyhteyden (gsm-dataliittymä).
• Hyvinkää: maksetaan kulukorvausta 20 euroa/kk niiltä kuukausilta, jolloin toimielin kokoontuu. Korvauksen maksaminen edellyttää erillisen korvauspyynnön esittämistä.
• Kauniainen: varsinaisille jäsenille maksetaan 120 euroa/vuosi. Niille luottamushenkilöille, joitta ei ole käytössään mitään soveltuvaa mobiililaitetta, kaupunki hankkii kokouskäyttöön muutaman kaupungin tiloissa käytettävän ja säilytettävän laitteen, jolloin niihin ei hankita erillisiä tietoliikenneyhteyksiä. Nämä laitteet ovat myös varajäsenten käytettävissä
• Tampere: korvaus oman laitteen ja tietoliikenneyhteyden käytöstä maksetaan kaupunginhallituksen ja sen jaoston, lautakuntien ja niiden jaostojen sekä johtokuntien jäsenille ja varajäsenille sekä valtuuston varsinaisille jäsenille ja tarkastuslautakunnan jäsenille. Varsinaiselle jäsenelle korvaus on 800 euroa ja varajäsenelle 200 euroa valtuuston toimikaudessa. Korvaukset maksetaan kertakorvauksena valtuustokauden alkaessa. Jos luottamushenkilö toimii luottamustehtävässään vain osan valtuustokaudesta, hänelle maksetaan laskennallinen osuus korvauksesta. Liikaa maksettu osuus korvauksesta peritään takaisin.

Vertailulaskelma toimitetaan esityslistan ohessa. 

Keskusvaalilautakunnan työskentelyyn tehdään erillinen ratkaisu laitteiden ja yhteyksien osalta. 

Ehdotus

Esittelijä

Kunnanhallitus päättää, että

• valtuutetuille, kunnanhallituksen ja lautakuntien (pl. tarkastus ja keskusvaalilautakunta) jäsenille maksetaan oman tietokoneen/laitteen ja tietoliikenneyhteyden käytöstä kulukorvausta 500 euroa valtuuston toimikaudessa,
• varavaltuutetuille ja lautakuntien varajäsenille sekä tarkastuslautakunnan jäsenille ja varajäsenille maksetaan oman tietokoneen/laitteen ja tietoliikenneyhteyden käytöstä kulukorvausta 200 euroa valtuuston toimikaudessa,
• kulukorvaus kattaa kaikki luottamustoimet ja se maksetaan korkeimman luottamusaseman perusteella (pl. tarkastus- ja keskusvaalilautakunta),
• korvaukset maksetaan valtuustokauden alkaessa, kuluvan valtuustokauden osalta määräraha varataan talousarvioon vuodelle 2022 ja maksu suoritetaan viimeistään helmikuussa 2022,
• jos luottamushenkilö toimii luottamustehtävässään vain osan valtuustokaudesta, hänelle maksetaan laskennallinen osuus korvauksesta. Liikaa maksettu osuus korvauksesta peritään takaisin ja takaisinperintäpäätöksen tekee hallintojohtaja
• mikäli kunnan työntekijä/viranhaltija käyttää kunnan työkonetta (esim. LapIt leasingkone) luottamustoimessa luottamushenkilölle tarkoitettua laitteistoa ei hankita tai kulukorvausta  makseta (ei konehankintaa, erillistä yhteyttä tai kulukorvausta),
• luottamushenkilöiden tulee laitetilausten vuoksi ilmoittaa kirjaamoon 15.9.2021 mennessä, mikäli tulee käyttämään omia laitteita ja tietoliikenneyhteyttä.

Päätös

Hallitus hyväksyi esittelijän ehdotuksen.