Valmistelija
Merikki Lappi, sivistysjohtaja, merikki.lappi@muonio.fi
Perustelut
Muonion kunnan hallintosäännössä on päätetty toimielinten kokousten koollekutsumisesta ja esityslistasta seuraavaa:
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.
Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai –velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla vähintään seitsemän päivää ennen kokousta.
Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Esityslista toimitetaan myös varajäsenille.
Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot ja henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Liiteasiakirjoja julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.
Jos kokousasioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, käsittelemättä jäävät asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lähetetään sähköinen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta sekä jatkokokouksen päätöksentekotavasta
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
Toimielimen kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus hallituksen puheenjohtajalla ja kunnanjohtajalla sekä hallituksen erikseen nimeämällä edustajalla. Toimielin päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta. Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.
Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä.
Pöytäkirja tarkistetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti
Lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Ehdotus
Esittelijä
Merikki Lappi, sivistysjohtaja, merikki.lappi@muonio.fi
Lautakunta päättää, että sivistyslautakunta kokoontuu eri kutsusta. Kokoukset pyritään pitämään noin kerran kuukaudessa joulu- ja heinäkuuta lukuun ottamatta. Kokouspaikkana on ensisijaisesti valtuustosali tai muu kunnanviraston kokoustila.
Lautakunta päättää, että kokouskutsu ja mikäli mahdollista myös esityslista lähetetään sähköpostilla lautakunnan jäsenille ja kunnanhallituksen edustajalle sekä muille läsnäoloon oikeutetuille seitsemän (7) päivää ennen kokousta. Lautakunnan esityslista toimitetaan sähköisesti lisäksi varajäsenille.
Lautakunta päättää myös, että lautakunnan kokouksen pöytäkirja tarkistetaan pääsääntöisesti toisena arkipäivänä kokouksesta. Pöytäkirjan voi tarkistaa myös sähköisesti niin, että puheenjohtajan ja pöytäkirjanpitäjän hyväksymä pöytäkirja lähetetään pöytäkirjantarkastajille sähköisenä. Pöytäkirjantarkastajat ilmoittavat sähköisesti pöytäkirjan hyväksymisestä. Ilmoitukset liitetään pöytäkirjaan.
Tarkastettu pöytäkirja on nähtävillä sivistystoimistossa ja kunnan internetsivulla kolmantena arkipäivänä kokouksen jälkeen toimiston aukioloaikana.
Päätös
Lautakunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen lisäyksellä, että kokouksissa pyritään sopimaan seuraavan kokouksen päivämäärä ja alustavasti sitä seuraavien kuukausien kokousten päivämäärät.