Kunnanhallitus, kokous 30.3.2026

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 65 Holhoustoimen asiakirjojen arkistointi DVV:lle

MUODno-2026-80

Valmistelija

  • Katri Rantakokko, hallintojohtaja, katri.rantakokko@muonio.fi

Perustelut

Digi- ja väestötietovirastolta on 9.3.2026 saapunut viesti kunnille ja hyvinvointialueille holhoustoimen asiakirjoista.

Digi- ja väestötietovirasto (DVV) on hallinnoinut holhoustoimen asiakirjoja vuodesta 2020 lähtien. Sitä ennen tehtävää hoitivat maistraatit 1.12.1999 lukien ja tuota ennen kunnat. Digi- ja väestötietovirasto onkin siis perinyt sekä maistraatin aikaisia että kuntien aikaisia holhoustoimen asiakirjoja. Pääasiassa kunnilta lainaan siirretty aineisto on vuosien 1998/99 yksittäistä asiakkuutta koskeneita asiakirjoja ja joskus vanhempiakin asiakirjoja (esim. holhouskirjoja tai hakemistoja jopa 1960-70-luvulta). Ns. kuntien aikaisia asiakirjoja on edelleen ympäri Suomea DVV:n holhoustoimen arkistoissa.

Saapuneen viestin mukaan DVV:tä helpottaisi kovasti, jos se voi säilyttää kunnan puolesta ja arkistoida nämä vuosien 1998/99 kunnilta siirtyneet yksittäisten asiakkuuksien asiakirjat osana DVV:n arkistokokonaisuutta niiden säilytysajan loppuun saakka. DVV on lyhentänyt omien analogisten holhoustoimen asiakirjojen säilytysajan 10 vuoteen holhouksen päättymisestä, p.l alaikäiset, joiden säilytysaika lasketaan täysiikäistymisestä. Vanhastaan kuntien holhouslautakuntien asiakasasiakirjojen säilytysaika on ollut 25 vuotta holhouksen päättymisestä. Sekä kunnilla että DVV:llä on sama pysyvän säilyttämisen otanta eli 8. 18. ja 28. päivänä syntyneiden tietyt asiakirjat. Määräajan säilytettävien asiakirjojen uusi säilytysaika on päätetty yhdessä DVV:n juristien kanssa. Otantaa ei ole muutettu.

DVV esittää, että mikäli se voi säilyttää ja arkistoida nämä vuonna vuosien 1998/1999 kunnilta siirretyt yksittäisten asiakkuuksien asiakirjat osana DVV:n arkistoa sen säilytysaikoja noudattaen, säästetään molempien osapuolien työaikaa, vältytään hyvin yksityiskohtaiselta asiakirjojen tarkemmalta tarkastamiselta DVV:ssa ja vältytään vuosittaiselta postitukselta kuntiin. Kunnilla on päätösvalta omista asiakirjoistaan, mutta tämä menettely toisi helpotusta puolin ja toisin. DVV pyytää ilmoittamaan 24.3.2026 mennessä, mikäli menettely ei sovi.

Hallintosäännön 9. luku määrittelee tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestämistä.

Ehdotus

Esittelijä

  • Laura Enbuska-Mäki, kunnanjohtaja, laura.enbuska-maki@muonio.fi

Kunnanhallitus merkitsee Digi- ja väestotietoviraston viestin tiedoksi ja hyväksyy, että DVV säilyttää ja arkistoi Muonion kunnalta siirretyt holhoustoimen yksittäisten asiakkuuksien asiakirjat.

Päätös

Hallitus hyväksyi esittelijän ehdotuksen.

Tiedoksi

DVV

Muutoksenhaku

 

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

 

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
  • kunnan jäsen.

 

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Muonion kunnan kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

 

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Muonion kunnanhallitus

Kirjaamon yhteystiedot

Postiosoite: Muonion kunta, Puthaanrannantie 15, 99300 Muonio
Käyntiosoite: Puthaanrannantie 15 a
Sähköpostiosoite: kirjaamo@muonio.fi
Puhelinnumero: 0400 686 211

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 8.30–15.30.

 

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

 

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Muonion kunnan kirjaamosta.