Perustelut
Digi- ja väestötietovirastolta on 9.3.2026 saapunut viesti kunnille ja hyvinvointialueille holhoustoimen asiakirjoista.
Digi- ja väestötietovirasto (DVV) on hallinnoinut holhoustoimen asiakirjoja vuodesta 2020 lähtien. Sitä ennen tehtävää hoitivat maistraatit 1.12.1999 lukien ja tuota ennen kunnat. Digi- ja väestötietovirasto onkin siis perinyt sekä maistraatin aikaisia että kuntien aikaisia holhoustoimen asiakirjoja. Pääasiassa kunnilta lainaan siirretty aineisto on vuosien 1998/99 yksittäistä asiakkuutta koskeneita asiakirjoja ja joskus vanhempiakin asiakirjoja (esim. holhouskirjoja tai hakemistoja jopa 1960-70-luvulta). Ns. kuntien aikaisia asiakirjoja on edelleen ympäri Suomea DVV:n holhoustoimen arkistoissa.
Saapuneen viestin mukaan DVV:tä helpottaisi kovasti, jos se voi säilyttää kunnan puolesta ja arkistoida nämä vuosien 1998/99 kunnilta siirtyneet yksittäisten asiakkuuksien asiakirjat osana DVV:n arkistokokonaisuutta niiden säilytysajan loppuun saakka. DVV on lyhentänyt omien analogisten holhoustoimen asiakirjojen säilytysajan 10 vuoteen holhouksen päättymisestä, p.l alaikäiset, joiden säilytysaika lasketaan täysiikäistymisestä. Vanhastaan kuntien holhouslautakuntien asiakasasiakirjojen säilytysaika on ollut 25 vuotta holhouksen päättymisestä. Sekä kunnilla että DVV:llä on sama pysyvän säilyttämisen otanta eli 8. 18. ja 28. päivänä syntyneiden tietyt asiakirjat. Määräajan säilytettävien asiakirjojen uusi säilytysaika on päätetty yhdessä DVV:n juristien kanssa. Otantaa ei ole muutettu.
DVV esittää, että mikäli se voi säilyttää ja arkistoida nämä vuonna vuosien 1998/1999 kunnilta siirretyt yksittäisten asiakkuuksien asiakirjat osana DVV:n arkistoa sen säilytysaikoja noudattaen, säästetään molempien osapuolien työaikaa, vältytään hyvin yksityiskohtaiselta asiakirjojen tarkemmalta tarkastamiselta DVV:ssa ja vältytään vuosittaiselta postitukselta kuntiin. Kunnilla on päätösvalta omista asiakirjoistaan, mutta tämä menettely toisi helpotusta puolin ja toisin. DVV pyytää ilmoittamaan 24.3.2026 mennessä, mikäli menettely ei sovi.
Hallintosäännön 9. luku määrittelee tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestämistä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Laura Enbuska-Mäki, kunnanjohtaja, laura.enbuska-maki@muonio.fi
Kunnanhallitus merkitsee Digi- ja väestotietoviraston viestin tiedoksi ja hyväksyy, että DVV säilyttää ja arkistoi Muonion kunnalta siirretyt holhoustoimen yksittäisten asiakkuuksien asiakirjat.