Perustelut
Suomi.fi -viestien käyttöönotto viranomaisviestinnässä tuli pakolliseksi 14.4.2026. Kunnan kannalta tämä tarkoittaa mm. sitä, että yksityishenkilöille tulee toimittaa viesti suomi.fi-palveluun viranomaisen antamasta päätöksestä. Kaikissa järjestelmissä, missä päätöksiä syntyy tulee rakentaa kanava todisteelliseen tiedoksiantoon päätöksensaajalle. Kunnan toiminnassa annetaan päätöksiä mm. varhaiskasvatuksessa, opetuksessa ja rakennusvalvonnassa. Rakennusvalvonnan päätökset tullaan toimittamaan Lupapiste.fi -ohjelman kautta ja varhaiskasvatuksen päätökset toimitetaan jo Daisy -ohjelman kautta. Osa ohjelmistotoimittajista on hakenut lisäaikaa tiedoksiannon toteuttamista varten DVV:ltä.
Kunnalla on ollut käytössä asianhallintajärjestelmä CaseM vuodesta 2019. Se sisältää asianhallinnan lisäksi mm. kokoushallinnan ja -työtilan. Järjestelmää kehitetään yhdessä ohjelmatoimittajan ja muiden käyttäjäorganisaatioiden kanssa. Ohjelmisto on erittäin laaja ja sen kaikkia mahdollisuuksia ei ole pystytty ottamaan käyttöön. Nyt järjestelmää ollaan päivittämässä ja uusi 2.0 versio tultaneen ottamaan käyttöön syksyn 2026 - kevään 2027 aikana. Kunta ei ole vielä hankkinut CaseM -järjestelmään suomi.fi-viestien toimittamisen ratkaisua.
Mm. kunnantalon toiminnan siirtymiseen varautumisena on hankittu DocuWare -ohjelmisto, jota on otettu käyttöön erityisesti sähköisen arkiston ja dokumentinhallinnan vuoksi. Tarkoituksena on myös, että esim. koulutodistukset tullaan siirtämään tämän järjestelmän sähköiseen arkistoon. DocuWarea on kehitetty edelleen ja siihen on rakennettu asianhallintaympäristö ja kokoushallintaa suunnitellaan parhaillaan. Tämä järjestelmä on kevyempi käyttäjälle, hyödyntää tekoälyä ja se on muokattavissa pitkälti käyttäjän toiveiden mukaan kohtuullisilla kustannuksilla. DocuWarella on kyvykkyys toimittaa todisteelliset tiedoksiannot päätöksensaajille suomi.fi -viestien kautta eri järjestelmistä ja työn alla on kartoitus esim. sivistyspalveluiden kanssa mahdollisuudesta keskittää esim. Primus -järjestelmästä lähtevien päätösten tiedoksiannon toimittaminen.
CaseM -järjestelmästä on tarkoitus luopua, kun Docuwaren asianhallinta on saatu käyttöön.
Ehdotus
Esittelijä
-
Laura Enbuska-Mäki, kunnanjohtaja, laura.enbuska-maki@muonio.fi
Kunnanhallitus hyväksyy DocuWaren sähköisen arkiston ja asianhallintaohjelmiston käyttöönottamisen.
Päätös
Hallitus hyväksyi esittelijän ehdotuksen.