Perustelut
Muonion kunnan talousraportointi (mm. talousarvio-, tilinpäätös- ja osavuosikatsausdokumentit) toteutetaan samalla tavalla kuin monessa muussakin kunnassa. Raportointi sisältää paljon manuaalisesti tuotettavia osioita, jotka voisi toteuttaa automaattisesti. Talousraportoinnissa on mahdollista hyödyntää rajapintoja mm. kunnan taloushallinnon järjestelmien ja julkisten tietolähteiden välillä. Myös raportoinnin ulkoista ilmettä ja sisältöä voidaan yhtenäistää strategian mukaiseksi.
Johtamisen tueksi kaivataan raportointiratkaisua, joka yhdistää organisaation eri tietolähteiden tiedon visuaaliseksi raportointikokonaisuudeksi. Tällaisen ratkaisun kautta organisaation tärkeimmät tiedot ovat yhdessä paikassa ja helposti saatavilla. Kuntastrategian, vuoden 2026 talousarviotavoitteiden ja riskienhallinnan mukaisesti automatisaatiota tulee lisätä. Kunta oli mukana Lapin liiton hallinnoimassa hankkeessa vuosina 2020-2021, jolloin käytössä oli Softwave Oy:n Opiferus, joka tarjoaa mm. tiedolla johtamisen työkaluja. Hankkeen jälkeen Opiferuksen sovelluksia jäi käyttöön useaan Lapin kuntaan ja kokemukset niistä ovat pääosin positiivisia.
Kunnassa ei ole käytössä tiedolla johtamisen tueksi kassanhallinta-ohjelmistoa. Rahavirtaa seurataan manuaalisesti ja dokumentointi on haasteellista, esim. ennusteiden laatiminen ja riskienhallinta kassan riittävyyden ja ostolaskujen osalta. Kassanhallintaan on tarjolla useampia ratkaisuja, joita myös jo käytössä olevat ohjelmistotoimittajat voivat tuottaa (mm. Talgraf Oy ja Nomentia Oy). Myöskään henkilöstön osalta ei ole käytössä tiedolla johtamisen tueksi työkalua, joka kokoaisi käytettävissä olevat tiedot yhteen näkymään niin, että tieto on helposti saatavilla.
Softwave Oy on suomalainen ohjelmistontuottaja, joka tarjoaa Opiferus tuoteperhettä taloushallinnon dokumenttien ja toimintatapojen automatisoinnin lisäämiseksi mm. talousarvion ja tilinpäätöksen laatimisen automatisointia sekä johdon työpöytä -ominaisuutta tiedolla johtamisen tueksi. Opiferus -järjestelmän asiakkaina on yli 70 kunta-asiakasta ja yhtiön käyttämät konesalit sijaitsevat Suomessa. Pääasiallinen asiakasryhmä yhtiöllä on on julkinen sektori: kunnat, kuntayhtymät, sairaanhoitopiirit, kuntien yhtiöt sekä valtion virastot.
Vs. kunnanjohtaja teki 14.7.2026 § 7 hankintapäätöksen Opiferus Talousarviodokumentti -ratkaisusta. Se on suunniteltu yhdessä kuntien kanssa digitalisoimaan ja automatisoimaan säännöllisesti laadittavien talousarviodokumenttien kokoamista perinteisestä "leikkaa-liimaa" mallista. Pilvipalveluna hankittavalla sovelluksella yhdenmukaistetaan ja sujuvoitetaan raporttien laadintaprosessia sekä pienennetään siihen liittyviä aikataulu- ja henkilöriskejä. Ratkaisuilla nostetaan säännöllisen raportoinnin automaatioastetta.
Talousraporttien sisältöä muutetaan Kuntaliiton ja Kirjanpitolautakunnan vakiomallin mukaiseksi ja visuaalista ilmettä kehitetään nykyisestä. Talousarviodokumentti -työkaluun liitetään rajapinta taloushallinnon järjestelmiin ja tiedot tuodaan suoraan niistä. Tämän vuoksi eri manuaaliset työvaiheet vähenevät ja virheiden mahdollisuus pienenee.
Hankinnan kokonaiskustannus muodostuu pääasiassa käyttöönotosta, talousarvion, osavuosikatsauksen ja kuukausiraporttien ensimmäisestä laadinnasta, vuosittaisesta palvelumaksusta ja integraatioalustan maksusta sekä koulutuksista, optioina ovat mm. tilinpäätöksen, rahoituslaskelman, taseen ja investointien automatisointi. Tavoitteena on laatia jo vuoden 2026 talousarvio tämän palvelun kautta. Kunnassa ei ole käytössä järjestelmää, jonka Talousarviodokumentti -palvelu korvaa.
Tehty hankinta perustuu Softwave Oy:n 26.6.2026 tarjoukseen ja kustannus on 48 kk:n aikana n. 26 300 euroa (0 % alv, käyttöönotto ja vuotuiset SaaS -palvelumaksut), integraatiokustannukset LapIt Oy:ltä ja Talgraf Oy: ltä tulee huomioida vielä erikseen. Hankinta ei ylitä kansallista kynnysarvoa.
Hallinto-osasto kartoitti hankinnan valmisteluvaiheessa vaihtoehtoisia palveluja ja sen perusteella vastaavia tuotteita/palveluita ei löytynyt. Kartoitetut ratkaisut eivät vastanneet kunnan tarpeeseen riittävän laajasti. Opiferus Talousarviodokumentti -ratkaisu pystyttäneen ottamaan käyttöön yhdellä integtaatiolla Accuna - talousraportointijärjestelmään ja tämä on kunnan toiminan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin ratkaisu.
Kartoituksen perusteella laadittu muistio ja Softwave Oy:n tarjous ovat päätöksen oheismateriaalina. Tarjous on salassapidettävä (sis. liikesalaisuuksia).
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Laura Enbuska-Mäki, kunnanjohtaja, laura.enbuska-maki@muonio.fi
Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että se
- muuttaa kuluvan vuoden 2026 talousarvion investointiosaa siten, että kunnanhallituksen investointeihin lisätään hanke talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämiseen
- myöntää määrärahaa 40 000 euroa hankkeen toteuttamiseen,
- määräraha katetaan kassavaroista ja
- päättää jatkaa ja varata hankkeelle määrärahan vuodelle 2027 talousarviokäsittelyn aikana.