Perustelut
Valtuusto hyväksyi suunnitelman organisaatiouudistuksesta 16.12.2019 § 6.
Tausta organisaatiouudistukselle: Kuntastrategian tavoitteet
Kuntastrategiassa on tavoitteet kunnan elinvoiman ja hyvinvoinnin edistämiseksi. Tavoitteena on myös, että kuntatyö siirtyy uuteen aikaan: On päätetty, että vuonna 2025 kuntaorganisaatio on virkistynyt, oppinut uutta ja rakentaa tulevaisuuden kuntaa avoimessa yhteistyössä. Uusiin mahdollisuuksiin suhtaudutaan ennakkoluulottomasti, kerrotaan itsestämme maailmalla ja tartutaan edelläkävijöinä teknologian uusiin ihmeisiin. Henkilöstöstä pidetään huolta ja työntekijöitä kannustetaan kehittämään osaamistaan. Valtuustokaudella 2017–2021 visio tarkoittaa sitä, että käynnistetään mm. organisaatiouudistus, jonka tavoitteena on vahvistaa kuntalaislähtöistä toimintatapaa ja yhden luukun periaatetta. Uudistukseen sisältyy myös uusi osallisuusmalli.
Kunta on ollut taloudellisissa haasteissa ja vuoden 2015 talousarvion yhteydessä valtuusto hyväksyi talouden tasapainottamisohjelman vuosille 2015–2018. Ohjelmaa on päivitetty vuoden 2016 talousarvion hyväksymisen yhteydessä ja taloutta on pystytty tasapainottamaan niin, että vuoden 2017 lopussa kattamatonta alijäämää oli 35 659 euroa. Vuoden 2018 jälkeen taseen alijäämä kasvoi 157 000 euroon ja vuoden 2019 tilinpäätös oli 765 533 euroa alijäämäinen.
Kunnan taloudelliset haasteet näkyvät vuoden 2021 talousarvion ja vuosien 2021-2023 taloussuunnitelman laadinnassa. Tulevaisuuden ennusteet eivät valitettavasti näytä tuovan tilanteeseen helpotusta, vaan pikemminkin uudet lakisääteiset lisätehtävät, sotemaakunta- valmistelu sekä mm. koronaepidemia aiheuttavat kerrannais- ja sivuvaikutuksia ja vaikeuttavat suunnittelua. Kunnan taloudellisiksi riskeiksi on vuoden 2017 tilinpäätöksen yhteydessä arvioitu heikko omavaraisuus ja kassan riittävyys on heikko, lainakanta on Lapin ja valtakunnallisen tarkistelun yhteyteen verrattuna korkea, lainanhoitokate on heikko (alle 1). Kunnan tuloveroprosentti on korkea, 21,5%.
Taloudellisista haasteista huolimatta kunnan on onnistuttava kuntastrategiassa asetetuissa elinvoiman ja hyvinvoinnin edistämisen tehtävissään.
Organisaatiouudistuksen tavoitteet (valtuusto 16.12.2019 § 6)
Kunnassa on valmisteltu organisaatiouudistusta loppusyksystä 2019 alkaen ja siinä on sovellettu osallistavaa mallia; on järjestetty luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden valmistelevia työpajoja ja hyödynnetty keväällä 2019 toteutetun kuntalaiskyselyn tuloksia. Valmistelun pohjalta esitetään, että kunnassa toteutetaan 1.1.2020 alkaen organisaatiouudistus, joka saatetaan valmiiksi kevääseen 2021 mennessä. Valtuuston tahtotilan mukaisesti organisaatiouudistuksen keskiössä ovat
- ”Palveluiden yhden luukun periaate” ja kuntakonsernin asiakaslähtöiset, prosessimaiset toimintatavat – resurssitehokkaat ja toimivat palvelut
- Yhteistyön, osallistumisen ja osallistamisen lisääminen kuntakonsernissa sekä palveluiden tuottamisessa
- Hyvinvoiva ja oppiva työyhteisö – ennakoiva ja oppiva organisaatio, johtamis- ja alaistaidot muutoksessa
- Viestinnän terävöittäminen – avoimuus ja läpinäkyvyys, vaikuttaminen ja osallistuminen.
Organisaatiouudistuksen alustavaksi aikatauluksi on päätetty:
- Esitys uudesta organisaatiorakenteesta keväällä 2021 (05/2021)
- Keskeiset toimenpiteet ja työvälineet:
- kuntalaiskysely,
- taustakartoitus henkilöstölle ja henkilöstökysely,
- työpajat: laajennetulle johtoryhmälle ja luottamusmiesmiehille,
- avoin valmisteleminen ja tiedottaminen, viestintä ja
- aktiivinen yhteistoimintatyöryhmän toiminta.
- Kuntakonsernirakenteen tarkastaminen 2020-2021 (1,5 vuotta), esitys kuntakonsernirakenteesta keväällä 2021 (05/2021)
- Keskeiset toimenpiteet ja työvälineet:
- työryhmän nimeäminen valmisteluun,
- aktiivinen valmistelu työryhmässä,
- aktiivinen viestintä lautakunnille ja hallitukselle.
- Henkilöstöhallinnon kehittäminen ja TYHY-toiminnan kehittäminen (1,5 vuotta), projekti saatettu loppuun keväällä 2021 (05/2021)
- Keskeiset toimenpiteet ja työvälineet:
- kunnan/kuntakonsernin palkkarakenteen tarkastaminen,
- ajankohtaiset tehtäväkuvat ja TVA,
- työhyvinvointia edistävän toiminnan käynnistäminen ja
- henkilöstön työhyvinvointihanke.
Valtuuston 16.12.2020 § 6 hyväksymän suunnitelman mukaan organisaatiouudistus toteutetaan siten, että jokaisen keskeisen toiminnan ympärille perustetaan tiimit, joita nimetyt tiimivetäjät koordinoivat (operationaalinen toiminta, alustava suunnitelma tiimivetäjistä on esitetty suunnitelmassa). Organisaation ohjausryhmänä tulisi toimimaan luottamushenkilöistä koostuva kokoonpano.
Organisaatiouudistuksen ajankohtainen tilanne 11.11.2020
Vuoden 2020 alussa aloitettiin prosessien muokkaaminen ”palvelulaareista palvelukartoiksi”. Tämä valmistelu ehdittiin aloittaa teknisen toimen osalta, koronapandemia iski ja julistettiin poikkeustila. Samalla aikataululla eteni uuden konserniohjeen valmistelu, mutta pandemian vuoksi myös tämän jatkovalmistelu on siirtynyt. Pandemiasta huolimatta työhyvinvoinnin kokonaisuutta saatiin valmisteltua eteenpäin ja kunnassa aloitettiin elokuussa Työsuojelurahaston osarahoittamana työhyvinvointihanke (HYPPY – kohti oppivampaa ja hyvinvoivempaa organisaatiota) yhteistyössä Valmennustalo Virran kanssa. Tähän yhteyteen tilattiin erillinen 360 palautekysely. Työhyvinvointihanketta on viety suunnitellussa aikataulussa eteenpäin ja se päättyy huhtikuussa 2021.
Kesän 2020 aikana lautakunnilta pyydettiin näkemykset uuden lautakuntarakenteen erilaisista vaihtoehtomalleista. Hallintosääntöuudistusta on niin ikään valmisteltu eteenpäin mm. viranhaltijoiden sekä luottamismiesten yhteisissä teams- kokouksissa. Konserniohjeen valmistelu on jatkunut syys-lokakuussa 2020.
Kunnan kokonaistilanteeseen (taloudellinen, toiminnallinen ja rakenteellinen) peilattuna on ajankohtaista, että kunta tarvitsee edelleen kuntastrategian suuntaisen, koko henkilöstöä koskevan organisaatiouudistuksen. Koko henkilöstöä koskevan uudistuksen lähtökohdat ja tavoitteet ovat samat, kuin valtuusto on 16.12.2019 § 6 linjannut. Mahdollinen vuonna 2023 tuleva sotemaakunta ei tätä organisaatiouudistustarvetta poista, vaan päinvastoin; tiiviimpää, hallintokuntarajat ylittävää yhteistyötä sekä yhteistä, entistä asiakaslähtöisempää palveluiden tuottamisen kulttuuria sekä toimintamallia on alettava rakentaa.
Organisaatiouudistukseen liittyen aikataulullisesti kriittisimpänä osa-alueena on saada ratkaistua sosiaalihallinnon alaisten hoivapalveluiden sekä ikäihmisten palveluiden prosessit ja henkilöstöratkaisut. Uusi palveluasumisyksikkö valmistuu huhtikuussa 2021 ja tavoitteena on laajemmin peilata kunnan ikäihmisten palveluprosesseja sekä muotoilla hoivayksiköiden henkilöstörakenne vastaamaan entistä paremmin tulevaisuuden palveluita yksiköissä ja kotipalvelussa. Uusien lähihoitajien rekrytointi tulee ajankohtaiseksi alkuvuonna 2021. On selvää, että ensimmäinen yhteistoimintamenettely on siis käynnistettävä em. sosiaalihallinnon muutoksien vuoksi.
Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa
Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa edellyttää, että työnantajan ja henkilöstön välisessä yhteistoiminnassa käsitellään ainakin sellaiset asiat, jotka koskevat:
- henkilöstön asemaan merkittävästi vaikuttavia muutoksia työn organisoinnissa, kunnan palvelurakenteessa, kuntajaossa tai kuntien välisessä yhteistyössä;
- palvelujen uudelleen järjestämisen periaatteita, jos asialla voi olla olennaisia henkilöstövaikutuksia, kuten ulkopuolisen työvoiman käyttöä tai liikkeen luovutusta;
- henkilöstöön, henkilöstön kehittämiseen ja tasa-arvoiseen kohteluun sekä työyhteisön sisäiseen tietojenvaihtoon liittyviä periaatteita ja suunnitelmia; sekä
- taloudellisista tai tuotannollisista syistä toimeenpantavaa osa-aikaistamista, lomauttamista tai irtisanomista.
Ennen kuin työnantaja ratkaisee yhteistoimintaelimessä käsiteltävät asiat tai henkilöstö- ja koulutussuunnitelman, on neuvoteltava yhteistoiminnan hengessä yksimielisyyden saavuttamiseksi valmisteilla olevan toimenpiteen perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista ainakin niiden työntekijöiden kanssa, joita asia koskee. Neuvottelut on aloitettava niin ajoissa kuin mahdollista. Yksittäistä työntekijää koskeva asia käsitellään ensisijaisesti tämän ja työnantajan välillä.
Lisäksi mikäli kunnan talousarvioehdotuksessa edellytetään sellaisia toimenpiteitä, joiden toteuttaminen todennäköisesti aiheuttaisi useita irtisanomisia, osa-aikaistamisia, lomautuksia taikka merkittäviä heikennyksiä palvelussuhteiden ehdoissa, toimenpiteitä on käsiteltävä yhteistoimintamenettelyssä ennen kuin kunnanhallitus tekee valtuustolle lopullisen talousarvioehdotuksen.
Yhteistoimintamenettely 23.11.2020-25.1.2021 vanhustyön ja kotipalvelun osalta sekä koko henkilöstöä koskevan organisaatiouudistuksen valmistelu keväällä 2021
Organisaatiouudistuksessa kunnan henkilöstön asemaan kohdistuu merkittäviä vaikuttavia muutoksia työn organisoinnissa, palvelurakenteessa tai esim. kuntien välisessä yhteistyössä. Muutokset vaativat koko henkilöstöä koskevan yhteistoimintamenettelyn käynnistämisen. Tulee huomioida, että sitä ei käynnistetä taloudellisista tai tuotannollisista syistä eikä neuvottelujen tavoitteena ole irtisanoa, osa-aikaistaa tai lomauttaa työntekijöitä.
Organisaatiouudistuksen laajuuden sekä sosiaalihallinnon vanhustyön ja kotipalvelun palvelurakenteen ja henkilöstöratkaisujen kriittisyyden vuoksi, yhteistoimintamenettely on syytä käydä kahdessa vaiheessa. Ensimmäinen vaihe (21.11.2020-25.1.2021) käsittää vain sosiaalihallinnon vanhustyön ja kotipalvelun palvelut sekä em. henkilöstöratkaisut, kolmas vaihe koko kunnan organisaatiouudistuksen. Osana kokonaisvaltaista organisaatiouudistusta tulee olemaan myös vaihe, jolloin valmistellaan prosessiorganisaatiota eteenpäin; tämä valmisteluvaihe ei vaadi yhteistoimintalain mukaisia neuvotteluita.
Valtuusto on 16.12.2019 kokouksessa nimennyt luottamushenkilöt, jotka kuuluvat organisaatiouudistuksen ohjausryhmään. Ohjausryhmän luonne muuttuu valtuuston 16.12.2020 § 6 päätöksestä enemmän varsinaista yt-valmistelua tukevaksi; ohjausryhmän työskentely alkaa helmikuusta 2021, kun käynnistetään palvelukarttojen rakentaminen. Ohjausryhmää on syytä täydentää pääluottamusmiehillä.
Yhteistoimintamenettelyn alustava aikataulu:
- Vaihe (11/2020-1/2021) – Yhteistoimintamenettely, yhteistoimintaelin:
Ikäihmisten palvelutuotannon rakenne ja henkilöstö – yhteistoimintamenettelyn aloittaminen koskien vanhustyön ja kotipalvelun palveluita sekä henkilöstöratkaisuja
- 11.11.2020 yhteistoimintaelin: yhteistoimintamenettelyn alustavan suunnitelman, aikataulun ja vaiheistuksen tiedoksi saaminen
- 23.11.2020 kunnanhallitus: yhteistoimintamenettelyn käynnistämisestä päättäminen
- 30.11. klo 14.00-16.00 yhteistoimintaelin
- aloitus ja aikataulu
- ohjelmaluonnos ja päämäärät neuvottelulla
- esittelyssä palvelutarpeen lähtökohdat
- 4.12. klo 9.00-11.00 yhteistoimintaelin
- palvelutuotannon rakenteiden htv-vaihtoehdot
- esitellään olemassa olevat vaihtoehdot ja rakennetaan työskentelyn yhteydessä uusia vaihtoehtoisia malleja
- 7.12. klo 14.00- 16.00 yhteistoimintaelin
- htv-ratkaisujen vaikutusten arviointi
- 11.12. klo 9.00-16.00, yhteistoimintaelin
- yhteenveto ja ratkaisuehdotus
- valmistelun eteneminen ja jatkosta sopiminen
- 17.12. yhteistoimintaelin (tarvittaessa)
- 16.1. yhteistoimintaelin (tarvittaessa)
- 25.1. kunnanhallitus: yhteistoimintamenettelyn päättäminen.
- Vaihe (02/2021) – Valmisteluvaihe, ohjausryhmätyöskentely:
”Palvelulaareista palvelukartoiksi” – valmistelun jatkaminen ja yhteenveto työskentelystä
- 1.2. klo 9.00-11.00 ”palvelulaareista palvelukartoiksi” – aloitus ja aikataulu, ohjelmaluonnos
- 9.2. klo 9.00-11.00 palvelulaari x, virkamiesvalmistelu
- 16.2. klo 9.00-11.00 palvelulaari y, virkamiesvalmistelu
- 23.2. klo 9.00-11.00 palvelulaari z, virkamiesvalmistelu
- 2.3. klo 9.00-15.00 ”palvelulaareista palvelukartoiksi”, virkamiesvalmistelu
- 16.3. ohjausryhmä: ”Palvelulaareista palvelukartoiksi” – esittely, keskustelu ja jatkovalmistelu
- Vaihe (03-04/2021) - Yhteistoimintamenettely, yhteistoimintaelin:
Kunnan uusi organisaatiorakenne
- Koko henkilöstöä koskevan yhteistoimintamenettelyn käynnistäminen, aikataulu ja ohjelma päätetään alkuvuonna 2021 valtuuston 16.12.2016 § 6 alustavaa suunnitelmaa sekä ohjeellista aikataulua noudatellen.
Oheismateriaalina organisaatiouudistukseen liittyvä aineisto ja neuvotteluiden prosessikuvaus sekä -aikataulu.
_____
Yhteistoimintaelin kokoontui 11.11. ja merkitsi tiedoksi:
- 23.11.2020-25.1.2021 käynnistettävän yhteistoimintamenetelmäneuvotteluiden lähtökohdat, alustavan suunnitelman sekä aikataulun. Kyseisellä ajanjaksolla toteutettavat neuvottelut koskevat sosiaalihallinnon alaista vanhustyötä ja kotipalvelua. Yhteistoimintamenettely käynnistetään, koska palvelurakenne- sekä henkilöstöresurssitarkastelun myötä henkilöstön asemaan kohdistuu merkittäviä vaikuttavia muutoksia.
- Alkuvuoden 2021 koko henkilöstöä koskevan organisaatiouudistuksen valmistelun suunnitelman sekä em. liittyvän vuosikellon. Keväällä 2021 koko henkilöstöä koskevan yhteistoimintamenettelyn käynnistäminen päätetään alkuvuonna 2021.
- Valmisteluvaiheen ohjausryhmätyöskentelyä täydennetään pääluottamusmiehillä.