Kunnanhallitus, kokous 26.2.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 30 Palkkapalvelujen hankinta

MUODno-2023-37

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Laura Enbuska-Mäki, kunnanjohtaja, laura.enbuska-maki@muonio.fi

Perustelut

Hallinto- ja talouspalveluissa on odotettavissa vuoden 2024 aikana henkilöstömuutoksia asia- ja taloushallinnon tehtävissä. Kunnassa ei ole omaa palkanlaskijaa ja Pellon kunnan kanssa on sovittu määräaikaisena ratkaisuna, että Pellon kunta hoitaa Muonion kunnan palkanlaskennan vuoden 2024 kevään ajan.

Talousarviovalmistelun yhteydessä toteutetussa riskianalyysissä tunnistettiin hallinto- ja talouspalveluissa kuinka mm. henkilöstön särkymävara on ohut, henkilöstövaihdoksiin liittyy katkoksien ja työprosessien lamaantumisen riskejä. Kunta-alan osaaminen sekä asiantuntijuus on erityislaatuista ja etenkin talous- ja henkilöstöhallinnon (tahe) asiantuntijuuden ohentuminen on yleisesti kunta-alalla tunnistettu riski.

1.1.2023 sote- muutoksen myötä kunnan henkilöstömäärä supistui merkittävästi ja 1.1.2024 alkaen supistuminen jatkuu edelleen ravitsemis- ja siisteyspalveluiden henkilöstön siirtyessä perustettavaan Muonion Ruoka- ja Siivouspalvelut Oy:hyn.  Kuntakonsernin tasolla tarkasteltuna yhtiöön siirtyvän henkilöstön ja liiketoiminnan osuus on merkittävä.

Talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistoissa tulee tapahtumaan jatkuvia muutoksia ja päivityksiä, merkittävin tiedossa oleva muutos tullee olemaan taloushallinnon Visman Intime -ohjelmiston päättyminen vuoteen 2030 mennessä.

Yhteenvetona voi todeta, että haasteena erityisesti pienessä kunnassa on se, että riskienhallinnan ja jatkuvuuden turvaamisen vuoksi tahe -henkilöstöä tulisi olla riittävän paljon, jotta tehtäviä saadaan hajautettua sekä toteutettua ns. ristiinsijaistukset. Samaan aikaan tahe- palveluiden volyymi (mm. osto- ja myyntireskontra) ja massa (mm. laskettavien palkkapussien lukumäärä) supistuu ja esimerkiksi ohjelmistopäivitykset vaativat ennakointia ja erityisosaamista.

Tämän hetkiset kunnan omat tahe -palveluresurssit eivät tule riittämään uuden tytäryhtiön em. talous-, henkilöstö- ja tukipalveluiden järjestämiseksi. Konsernin kokonaisarviointiin pohjautuen on päätetty, että kunnan tulevan tytäryhtiön Muonion ruoka- ja siivouspalvelut Oy:n talous- ja henkilöstöhallinnan palvelut hankitaan Monetra Oy:ltä 1.1.2024 alkaen. Yhtiön hallitus on kokoontunut 21.11. ja päättänyt hankkia Monetra Oy:ltä osakkeen.

Kunta on jo osakkaana Monetra Oy:ssä (inhouse), joten sovellettavaksi tulee hankintalain 15 §. Sen mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö (kunta) tekee sidosyksiköltään (Monetra). Yhtiöllä on julkisen sektorin vankka osaaminen palkka- ja taloushallinnon osalta, yhtiöllä on kokemusta asiakkuuksien vastaanotosta ja em. vastaanottoprojektien vetämisestä. 

Talousarviossa 2024 on alustavasti varauduttu palkkapalveluiden hankintaan. 

Ehdotus

Esittelijä

Laura Enbuska-Mäki, kunnanjohtaja, laura.enbuska-maki@muonio.fi

Kunnanhallitus käynnistää palkkapalveluiden (sis. mm. palkkahallinto, matkalaskut, tilastot ja viranomaisilmoitukset) hankinnan Monetra Oy:ltä ja pyytää tästä tarjouksen.

Päätös

Hallitus hyväksyi esittelijän ehdotuksen.

Kokouskäsittely

Hallitus keskusteli palkka- ja taloushallinnon järjestämisestä. 

Valmistelija

  • Laura Enbuska-Mäki, kunnanjohtaja, laura.enbuska-maki@muonio.fi

Perustelut

Kunnanhallitus on 27.11.2023 § 329 päättänyt käynnistää palkkapalveluiden (sis. mm. palkkahallinto, matkalaskut, tilastot ja viranomaisilmoitukset) hankinnan Monetra Oy:ltä ja on pyytänyt tästä tarjouksen.Tarjous (voimassa 29.2.2024 asti) on oheismateriaalina.

Tarjouksen mukaan Monetran palvelutuotanto alkaisi 1.1.2025 alkaen. Projektia varten perustetaan erillinen ohjausryhmä, joka seuraa siirron toteutumista, projektiryhmä myös käsittelee mahdolliset muutokset, jotka liittyvät annettuun hinta-arvioon tai projektin sisältöön. Ohjausryhmä koostetaan keskeisistä toimen- tai viranhaltijoista. 1.1.2025 alkaen Muonion kunnan palkanlaskentapalvelut siirtyvät kokonaisprosessina Monetra Oy:n (sis. kunnallisten työehtosopimusten virka- ja työsuhteiset palkansaajat sekä luottamustoimihenkilöpalkkiot ja toimeksiantosopimussuhteet, ml. palkka-aineiston käsittely ja maksaminen sekä poissaolojen hallinta ja käsittely). Lakisääteinen aineistojen toimittaminen siirtyy Monetra Oy:lle. Tarjous sisältää ESS -itseasioinnin työntekijälle ja esimiehelle. 1.1.2025 alkaen, tarjouksen sisällön mukaan, matkustuspalvelut (matkakulu- ja kilometrilaskujen käsittely) siirtyvät Monetra Oy:lle. Tämän hetkisen arvion mukaan kunta ei tule käyttämään tarjouksen optiota OSS- osaamisenhallinnan järjestelmän käyttöönotosta.

Kunta on osakkaana Monetra Oy:ssä (in-house), joten sovellettavaksi tulee hankintalain 15 §. Sen mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö (kunta) tekee sidosyksiköltään (Monetra Oy). Yhtiöllä on julkisen sektorin vankka osaaminen palkka- ja taloushallinnon osalta, yhtiöllä on kokemusta asiakkuuksien vastaanotosta ja em. vastaanottoprojektien vetämisestä. Pellon kunnan kanssa on sovittu, että Pellon kunta hoitaa Muonion palkkapalvelun 1.1.-31.3.2024 välisen ajan. Kuntaan on tarve palkata palkanlaskija 31.12.2024 asti, joka myös voi hoitaa ko. Monetra -siirtoprojektin ja ottaa ohjaisryhmän koordinaatiovastuun. Kunnantoimisto tulee aloittamaan muuton Kiela- kiinteistöön, jonka myötä tullaan tarvitsemaan henkilöstöresursseja ja osaamista henkilöstöhallinnon aineiston läpikäyntiin ja arkistointiin.

Talousarviossa 2024 on alustavasti varauduttu palkkapalveluiden hankintaan, mutta em. määrärahavaraus on liian pieni nyt tehtäviin toimenpiteisiin (ulkoistusprosessin käynnistäminen Monetra Oy:lle, ma. palkkasihteerin palkkaaminen 31.12.2024 asti). Tämän vuoksi kunnanhallitus tullee esittämään valtuustolle lisämäärärahatarpeen hallinto- ja talouspalveluiden (yleishallinto) tehtäväalueelle vuoden 2024 aikana, kun tarkka mahdollinen lisämäärärahatarve täsmentyy. Kunnanjohtaja esittää kunnanjohtajan katsauksessa yleiskatsauksen mahdolliseen lisämäärärahatarpeeseen.  

Ehdotus

Esittelijä

  • Laura Enbuska-Mäki, kunnanjohtaja, laura.enbuska-maki@muonio.fi

Kunnanhallitus hyväksyy oheismateriaalin mukaisen tarjouksen palkkapalvelun siirtämisestä 1.1.2025 Monetra Oy:lle ja aloittaa ulkoistusprojektin siten, että 1.1.2025 alkaen Monetra Oy hoitaa Muonion kunnan palkkahallintopalvelun.

Päätös

Hallitus hyväksyi esittelijän ehdotuksen.

Tiedoksi

Monetra Oy, palkat, taloushallinto, yt-toimielin

Muutoksenhaku

 

Hankintaoikaisuohje ja valitusosoitus

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (jäljempänä hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Hankintaa koskevasta asiasta voi tehdä hankintayksikölle oikaisuvaatimuksen tai markkinaoikeudelle toimitettavan valituksen se, jota asia koskee (jäljempänä asianosainen). Asianosainen on se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa.

 

I Hankintaoikaisuohje

 

Hankintaoikaisuvaatimuksen kohde

Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain 132–135 §:n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee.

 

Hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle säädetty aika

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

 

Tiedoksianto sähköisesti

Hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti. Asianosainen on saanut tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.

 

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö

Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.

Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksikön hallussa.

 

Toimitusosoite

Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle.

Hankintayksikön yhteystiedot:


Muonion kunnanhallitus
Puthaanrannantie 15
99300 Muonio
kirjaamo@muonio.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 8.30–15.30. Hankintaoikaisuvaatimuksen vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

 

II Valitusosoitus markkinaoikeuteen

 

Muutoksenhaun kohde ja rajoitukset

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi voidaan saattaa hankintayksikön päätös tai hankintayksikön muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan.

Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:

  • yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua
  • sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla; tai
  • sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.

 

Tiedoksianto sähköisesti

Hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti. Asianosainen on saanut tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.

 

Muutoksenhakuaika

Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. Tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan valitusaikaan.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

 

Poikkeukset säännönmukaisesta valitusajasta

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen jälkeen hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

 

Valituksen sisältö

Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan ja dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevan ratkaisun osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä.

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, johon haetaan muutosta, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta. Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten hallintolainkäyttölain 21 §:ssä säädetään.

 

Valituksen toimittaminen

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

 

Valitusperusteeseen perustuva muutoksenhakukielto

Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.

 

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle

Hankintalain 148 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

 

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot

Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5
00520 Helsinki
puh. 029 56 43300
fax 029 56 43314
markkinaoikeus(at)oikeus.fi