Kunnanhallitus, kokous 23.1.2023

Perustelut

On tullut ajankohtaiseksi pohtia talous- ja palkkahallinnon tehtäviä sekä tarkastella kunnan palvelutuotantomallia. Tällä hetkellä em. palveluissa on olemassa resurssivajetta, kun yksi toimistosihteeri, joka on hoitanut niin talous- kuin palkkahallintoa, on jäänyt virkavapaalle vuoden 2023 ajaksi. Määräaikaisesti kunta on saanut rekrytoitua toimistosihteerin, jonka työsuhde on sovittu kestävän 31.3.2023 asti. Käytännön työnjako on sovittu tällä hetkellä siten, että talouspäällikkö ja toinen toimistosihteeri hoitavat taloushallintoa, kolmas, ma. toimistosihteeri pääasiassa palkkahallintoa. On ilmeistä, että resurssivajaus on akuutein tällä hetkellä kiireisen vuodenvaihteen ja tilinpäätösvalmistelun alla, mutta jatkunee vielä pidemmälle – riippuen mm. henkilöstön työaikajärjestelyistä.

Vuoteen 2027 mennessä kunnan taloushallinnon käyttämän pääohjelman tuki loppuu. Tällä on iso merkitys talous- ja palkkahallinnon järjestelyiden kokonaisarviointiin liittyen. Oleellinen kysymys on, millaisia valmiuksia ja resursseja kunnalla on aloittaa uuden ohjelmiston kilpailutus- ja siirtovaiheprosessi sekä toteuttaa hallittu nykyisen ohjelman alasajo. Kokonaisuuksia pohdittaessa on kiinnitettävä huomioita riskienhallinnan näkökulmaan. Vuoden 2023 talousarviossa hallinto- ja talouspalveluiden henkilöstöriskeissä henkilöstön haavoittavuus ja jatkuvuuden hallinta on tunnistettu haaste. Merkittäväksi riskeiksi teemoittain on tässä kategoriassa nostettu ohut särkymävara, työprosessien lamaantuminen, tiedon liiallinen keskittyminen, henkilövaihdoksiin liittyvät riskit ja katkokset sekä asiantuntijuuden katoaminen.

Mikäli päädytään rekrytoimaan lisää osaajia talous- ja palkkahallintoon, on pohdittava, millaisella osaajaprofiililla sekä tehtäväkuvalla tämä olisi järkevin tehdä. On ilmeistä, että tällä hetkellä talous-, hallinto- ja hr- henkilöstön rekrytoinneissa on ollut haastetta ja henkilöstön saatavuusongelmaa. Taloushallinnossa ja kirjanpidossa ohjelmisto- ja lakisääteiset velvollisuudet ovat kasvaneet. Toisaalta taas hyvinvointialuesiirtymä 1.1.2023 alkaen vaikuttaa palkkahallinnossa mm. maksettavien palkkapussien määrään.

Kunnanjohtaja on tehnyt alustavaa kartoitusta Lapin kuntien ratkaisuista talous- ja palkkahallinnon suhteen. Kunta on neuvotellut yhteistyömahdollisuuksista Pellon kunnan kanssa niin talous- kuin palkkahallinnon osalta, koska Pellossa on pääsääntöisesti samat ohjelmistot käytössä kuin Muoniossa. Olemme myös pilotoineet viime vuonna yhteistyötä palkkahallinnossa. On keskusteltu, kuinka palkkahallinnon osalta Pellon kunnasta olisi mahdollisuus hoitaa Muonion kunnan palkat määräajan sovitulla kustannusjaolla.  Kunta on myös lähestynyt julkisen sektorin talous- ja henkilöstöpalveluita tuottavia konserneja sen suhteen, millaisia talous- ja palkkahallinnon palveluita yrityksillä olisi tarjota kunnalle niin akuutimpaan kuin pitkäkestoisempaankin tarpeeseen.

Kokonaistilannekuvan arvioiden on kysytty Monetra Oy:ltä tarjousta resurssivajeen selvittämiseksi niin talous- kuin palkkahallinnon osalta. Monetra Oy:llä on käytössä Muonion kunnan käyttämät taloushallinnon Intime- ohjelma ja palkkahallinnon Personec F- ohjelma. Tarjous sekä työmääräarviot ovat ohessa liitteenä (ei julkinen).

Suunniteltujen ostopalvelujen hankkiminen eivät ylitä kansallista kynnysarvoa.

Ehdotus

Esittelijä

Kunnanhallitus päättää:

• valtuuttaa kunnanjohtajan neuvottelemaan ja tekemään sopimuksen Pellon kunnan kanssa palkkahallinnon yhteistyöstä sekä kustannusjaosta määräajaksi,
• hyväksyä akuutin tarpeen palkka- ja taloushallinnon palveluiden ostamisen Monetra Oy:ltä ja
• aloittaa valmistelun, kuinka talous- ja palkkahallinnon palvelut olisi kokonaisarviointiin perustuen tarkoituksenmukaisinta sekä kestävintä järjestää akuutin tarpeen jälkeen.

Päätös

Hallitus hyväksyi esittelijän ehdotuksen.